İnternet’in hayatımıza girmesiyle birlikte email mesajlarıyla İletişim kurmaya başladık. Ancak email mesajlarının yazılmasında ve gönderilmesinde ne kadar etkili olabiliyoruz?
Öncelikle belli kuralları benimsemek gerekiyor. email mesajları anlık ya da acil İletişim İçin kullanılmaz. Bu tür mesajlaşmalar İçin özel programlar vardır. E-mail mesajları belli bir amacı olan mesajın karşı tarafa İletilmesini sağlamak İçin kullanılmalıdır.
E-mail (elektronik posta) mesajlarında dikkat etmemiz gereken şeyler:
Bilgi verici bir “konu” satırı: E-mail programları öncelikle mesajların konusunu (subject) gösterirler. bu nedenle konu satırınının okuyucuyu İlk başta etkilemesi söz konusudur. Örneğin “yeni bir araç araç kampanyası” yerine “29.000 ytl’ye fc-cabrio alma fırsatı” gibi daha anlaşılır ve etkileyici bir “konu” satırı daha İyi sonuçlar almamızı sağlar.
Etkin bir başlangıç deyimi: İnternet üzerinden maillerine bakan ya da İnternet sitelerine gezen kişilerin genellikle beklemeye sabrı olmaz. bu nedenle mailin açılmasıyla birlikte etkileyici bir başlık mesajı; mailin kaderini tayin eder.
Mesajınızı olabildiğince kısa tutun: E-mail mesajları İçerik bakımından az ve öz olmalıdır. Hem okunması hem de taşınması ve saklanması bakımından bu önemlidir.
Bu konuda geçerli İki görüş vardır: “Okuyucunun bilmesi gerekenler” ya da “okuyucunun bilmek istediği şeyler” mesajda yer almalıdır.
Yazmadan önce planlayın: E-mail mesajını yazmadan önce birkaç dakika mesajın içeriğini planlayın.
İyi bir dil kullanın: Okuyucuları etkilemek, kendinizi ya da şirketinizi en iyi şekilde İfade edebilmek için mesajı iyi bir dil İle yazmak gerekir. Hitap şekillerine dikkat etmek, argo kullanmamak ve noktalama işaretlerine mümkün olduğunca dikkat etmek gerekir.
Otomatik İmza ekleyin: Çoğu email programı mesajlara İmza eklemek için belli özelliklere sahiptir. Bu imzada adınız, ünvanınız, telefon ve email bilgilerinin bulunmasında yarar vardır. Otomatik İmza sayesinde her bir mailini tek tek imzalanması yerine bu işlem otomatik olarak yapılması sağlanır.
Adres defteri’nizi oluşturun: E-mail mesajlarında adres bilgilerinizin otomatik olarak görünmesini sağlayın. Çoğu email programının bu özelliği vardır. Böylece alıcılar da sizin email adresinizi kendi adres defterlerine ekleyebileceklerdir.
“Okundu” mesajları: Özellikle önemli mesajlar için, “teslim edildi” ve “okundu” mesajlarını takip etmek gerekir. Yine mail programlarının bu özelliklerinin ayarlanmasıyla sağlanan bu özellikler, mailin karşı tarafa ulaştığının bir kanıtı olur.
Fazla formatlamadan kaçının: E-mail mesajlarında fazla formatlamadan kaçının. renk, font ve biçim bakımından yapılan formatlamalar karşı tarafa gitmeyebilir ya da hata görünümlere yok açabilir. Türkçe karakter sorunu: email mesajlarında halen; İ,ş,ğ,ü,ö gibi karakterler sorunu yaşanmaktadır. Teknik olarak mümkün olduğundan emin olmadıkça ya da karşı tarafın kullandığı mail programını ve sistemini bilemediğimizde mesajımızın okunmasını garantilemek için Türkçe karakter kullanımına dikkat etmek ya da kullanmamak gerekebilir.
Ekler: Uzun mesajlarınızı mail ile değilde; ilgili dosyanın eklenmesiyle (attach) gönderin. ancak eklerin boyutuna dikkat etmek gerekir. Ayrıca belli eklerin mail programları tarafından kabul edilememe durumunu da göz önünde bulundurun.
Linklerin eklenmesi: E-mail mesajlarında daha geniş bilgi vermek adına internet sitelerinin linkleri belirtilir. Bu linkler mesaj içinde özel formatıyla “hyperlink” olarak yer alır ve tıklanarak İlgili siteye ya da site içindeki bir alt sayfaya gitmemizi sağlar. Bu linklerin maile eklenmesinin ardından mutlaka test edilmesinde yarar vardır.
E-mail şablonları: E-mail programları maillerinde gönderilmesinde kullanılabilecek çok sayıda şablon sağlar. Bu şablonlar özellikle format bakımından maili güçlü kılar. ancak formatın maile gereksiz yük getirebileceği ve karşı tarafın bunu açamayacağı göz önünde bulundurulmalıdır.
Spam mailler: Spam mailler izinsiz olarak gönderilen ve istenmeyen mesajlardır. genellikle reklam amaçlı kullanılır. Topluca gönderilen bu mesajlar bulk mesaj olarak adlandırılır. Öncelikle spam mesaj atmamak ve spam maili almamak için de kullandığımız email programında ve sisteminde gerekli ayarları yapmak gerekir.
Son Yorumlar