Solution for Your Systems

SharePoint Services kurulumu oldukça basit bir işlemdir. Önemli olan, SharePoint’i doğru biçimde konfigüre edebilmektir.SharePoint yönetimini yapacağınız Central Administration’ın (Merkezi Site) Administrator Tasks bölümünde, SharePoint Portal yapılandırmasının kolayca yapılabilmesi için bir checklist verilmiştir. Bu checklist’teki seçenekleri tek tek yerine getirseniz, Portal ayarlarınızı gerektiği şekilde yapılandırmış olursunuz.

SharePoint Portal kurulumundan sonra ilk olarak yapılandırılması gerekenlerden birisi Gelen (Incoming) ve Giden (Outgoing) mail ayarları ile ilgili düzenlemeleri yapmaktır. Çünkü bazı durumlarda SharePoint Server’a mail gönderilmesi ya da alınması gibi işlemlere ihtiyaç duyabilirsiniz.

Incoming (Gelen) Mail Yapılandırması

Incoming (Gelen) mail ayarlarını düzenlemek için Incoming Email Settings’e tıklayarak ilgili yapılandırma ekranını açın.

Configure Incoming Email Settings’den, Enable Sites on This server to Receive e-mail’ı “Yes” olarak işaretleyin. Böylelikle SharePoint Server’ın dışarıdan mail alabilmesini sağlamış olursunuz.

Incoming E-Mail Server Display Address, seçeneğine var olan bir domain adı yazın. Buraya yazacağınız adres, SharePoint sitesine gelen e-mail adresi oluşturmak için kullanılır. SharePoint sitenize gönderilen e-mail’ler buraya yazdığınız adres ile görüntülenir. Buna SharePoint sitesinin e-mail adresi diyebilirsiniz. Ayrıca Email Drop Folder kısımına, Drop edilecek (iletilmeyecek), çöp postaların tutulacağı bir dizin belirtin. Eğer server üzerinde SMTP servisi varsa aşağıdaki yolu yazmanız yeterli olacaktır.

C:\inetpub\mailroot\drop

Outgoing (Giden) Mail Yapılandırması

Administrator Tasks içinde yer alan bir diğer görev olan, Outgoing E-mail Settings’i (Giden posta ayarları) yapılandırması SMTP Server’ın site yöneticilerine ve kullanıcılarına e-mail ile uyarılar ve bildirimler yollanması için gereken ayarları içerir. SharePoint Portal’ınızın e-mail alması gerekebileceği gibi e-mail göndermesi de gerekebilir. Bunun için SMTP Server bilgilerini

Outbound SMTP Server: E-mail gönderecek olan SMTP Serverın IP adresi ya da DNS Adı.

From Address: Gönderdiğiniz postalarda kullanacağınız e-mail adresi.

Reply-To-address : Eğer insanların onlara e-mail gönderdiğiniz adresten farklı bir adrese e-mail ile yanıt göndermelerini istiyorsanız Reply-To address seçeneğini kullanabilirsiniz. Örneğin; Server, info@fc-holding.com adresinden e-mail gönderiyor. E-mail’i alan kişi Reply seçeneğiyle cevap maili yazarsa, cevap info@fc-holding.com’a gidecektir. Siz SharePoint Portal’ın mail adresi yerine kendi e-mail adresinize mail gelsin isterseniz, bir Reply-to address girebilir, From ile aynı bırakabilir ya da aynı mail adresini bu bölümde belirtebilirsiniz.

SharePoint Siteleri Oluşturma

1. Site Actions menüsünden, Create seçeneğini seçin.

2. Web Pages bölümünde, Sites and Workspaces tıklayın ve New SharePoint Site sayfasını görüntüleyin.

3. Title kutucuğunda, sitede görüntülenmesini istediğiniz başlığı yazın.

4. Description kısmında oluşturacağınız siteye ilişkin bir açıklama yazın.

5. Kullanıcıların, tarayıcılarında sitenize ulaşmak için yazacakları adresi (URL) tanımlayın.

Örneğin, http://www.fc-holding.com/pazarlama/siteadı

6. Template List kısmında, Team Site şablonunu seçin.

7. User Permissions bölümünde kullanıcı izinlerini belirleyin.

8.Create diyerek işlemi tamamlayın.

İş Akışı (Workflow)

İş akışı (workflow) kısaca şöyle tanımlanır: İş Akışı; bir iş süreciyle ilgili belirli bir sıradaki eylem veya görevler aracılığıyla belgelerin veya öğelerin otomatikleştirilmiş hareketidir. İş akışları, kuruluşların bir SharePoint listesi veya kitaplığındaki belgelere veya öğelere iş mantığı eklemelerine olanak tanıyarak, kendi bünyelerinde ortak iş süreçlerini tutarlı şekilde yönetmek için kullanılırlar. İş mantığı, temel olarak bir belge veya öğe üzerinde meydana gelen eylemleri belirten ve denetlemektir.

İş akışları, söz konusu süreçlere dahil edilen bireylere ait görevleri yöneterek ve izleyerek proje onayı veya belge incelemesi gibi ortak iş süreçlerini koordine etmek için gereken maliyet ve zamanı daha elverişli bir duruma getirebilir. Örneğin, bir şirket Windows SharePoint Services 3.0 uygulamasını kullanarak, kitaplıktaki belgelerin taslaklarının onay işlemini yönetmek üzere basit bir iş akışı oluşturabilir ve daha sonra bu iş akışını dağıtabilir, İş akışı, belgeyi inceleme ve onaylarına sunmak üzere belirlenen bir kişiye veya gruba gönderebilir. İş akışı, iş akışı sonucunu temel alarak belge üzerinde belirli eylemler gerçekleştirebilir. Taslak durumundaki belge onaylandığında Son olarak güncelleştirilir ve belge otomatik olarak diğer belge kitaplığına kopyalanır. Belge reddedildiğinde ise, durumu Taslak olarak kalır ve başka eylem gerçekleşmez.

Bu onay iş akışı başlatıldığında, belgeyle ilgili onay görevlerini oluşturabilir, bu görevleri belirtilen iş akışı katılımcılarına atayabilir ve katılımcılara görev yönergelerini ve onaylanacak belgenin bağlantısının bulunduğu e-posta uyarıları gönderebilir. İş akışı işlemi sürerken, iş akışı sahibi ve iş akışı sahibi (bu durumda belgenin yazarı) veya iş akışı katılımcıları hangi katılımcıların iş akışı görevini tamamladığını görmek için İş Akışı Durumu sayfasını denetleyebilirler. İş akışı katılımcıları belgeyi onaylamak veya reddetmek yoluyla iş akışı görevlerini tamamladıklarında iş akışı sona erer. İş akışı, belge üzerinde uygun eylemleri otomatik olarak gerçekleştirir ve iş akışının sonucu hakkında iş akışı sahibini uyarır.

Bu örnekte onay iş akışındaki eylemler şu işlemleri izler:

 

Antivirüs Konfigürasyonu

Windows SharePoint uyumlu bir antivirüs programı yükledikten sonra Antivirüs konfigürasyonu gerçekleştirilebilir. Eğer Server Farm kullanıyorsanız, her bir Web Server üzerine Antivirüs yazılımının yüklenmesi gerekir.

Antivirüs konfigürasyonu sırasında yapılandırılabilecek 4 seçenek vardır:

 

Scan documents on upload (Yüklenen belgeleri tara) : Bu seçenek ile SharePoint sitesine yüklenen dökümanları tarayabilir ve diğer kullanıcılarınızın virüslü belgeleri kullanmasının önüne geçebilirsiniz.

Scan documents on download (İndirilen dökümanları tara) : Bu seçenek ile indirilen dökümanların taranması sağlanır ve kullanıcıların zararlı yazılımlar içeren dosyaları indirmesini engeller.

Allow users to download infected documents (Kullanıcıların zararlı içerik bulunduran dökümanları indirmelerine izin ver) : Kullanıcılarınızın indirmek istediği dökümanlarda virüs olsa da dosyaları indirebilmelerine olanak tanır.

Attempt to clean infected documents (Zararlı içerik barındıran dökümanları temizlemeye çalış) : Bu seçenek ile antivirüs taraması sırasında bulunan zararlı yazılımlar temizlenmeye çalışılır.

Antivirüs Ayarlarının Konfigürasyonu

 

1.Navigasyon çubuğundaki Operation seçeneğini tıklayın.

2.Operation sayfasının Security Configuration bölümünden Antivirus’ü tıklayın.

3. Antivirüs sayfasındaki Antivirüs ayarları bölümünde aşağıdaki yapılandırmalardan birini seçin.

· Scan documents on upload

· Scan documents on download

· Allow users to download infected documents

· Attempt to clean infected documents

4.Ok butonuna tıklayarak konfigürasyonu tamamlayın.

Sharepoint kurulumun ardından yapmamız gereken temel yapılandırmaları anlattığım bu makalenin sonuna geldik. Umarım yararlı olmuştur. Bir sonraki makalemizde sharepoint üzerindeki homepage, web part, site gibi kavramlardan bahsedeceğim.

Operating System	· Windows Server 2003 SP1 · Windows Server 2003 x64 · Windows Small Business Server 2003 · .NET Framework 3.0 · Internet Information Services 6.0 · SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) · World Wide Web Service
Single Box Installation	· Minimum 2.5 GHZ CPU · Minimum 1 GB RAM ( Önerilen 2 GB) · Minimum 2 GB Disk Alanı (Önerilen 5 GB)
Farm Deployment	· Web Server için minimum 2.5 GHZ CPU · Minimum 1 GB RAM ( Önerilen 2 GB) · SQL Server 2000 SP 3 (or later) or SQL Server 2005 dual processors 2.5 GHZ CPU and 2 GB RAM · Minimum 2 GB Disk Alanı (Önerilen 5 GB)

 

NOT: MSDE Database boyutu 2 GB’a kadar çıkabilir ve aynı anda 5 kullanıcı database’e erişebilir. Windows Internal Database’de bu sınır 4 Gba çıkar. Windows SharePoint Service Kurulduğunda, internal Database limitleri kalkar.

Kurulum Adımları

1. Windows Server 2003 üzerine IIS servisini ve .Net Framework 3.0’ı kurun. Daha sonra http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=D51730B5-48FC-4CA2-B454-8DC2CAF93951&displaylang=en adresinden SharePoint.exe dosyasını indirin ve kurulumu başlatın.

2. Kurulum türünü seçin. (Basic seçeneği ile devam edebilirsiniz.)

2.1. Basic: Varsayılan ayarlarla tek bir SharePoint Server yüklemesi gerçekleştirir.

2.2. Advanced : Tek bir SharePoint Server yüklemesi ya da bir SharePoint Farm’ı( Çok sayıda SharePoint’den oluşabilen bir yapı) oluşturmanızı sağlar.

3. Kurulum bittikten sonra “Run SharePoint Products and Technologies Configuration Wizard Now” ile SharePoint yapılandırmasını başlatın.

4. IIS, SharePoint Administration Service ve SharePoint Timer Service adlı servislerinin yapılandırma esnasında start/restart edileceğini belirten uyarı ekranında tamam diyerek yapılandırmanın başlamasını sağlayın.

5. 10 adımdan oluşan yapılandırma aşağı yukarı 6-10 dk arası bir zaman alacaktır. Eğer yapılandırma başarılı bir şekilde tamamlanırsa Configuration Succesfully mesajını alırsınız.

6. SharePoint Portalınız kullanıma hazır hale geldi. Portalı açmak için Internet Explorer’a <I style="mso-bidi-font-style: normal">http://serveradi/</I> şeklinde, SharePoint’i kurduğunuz bilgisayarın adını yada ip adresini yazın.

7. SharePoint sitesine erişmek için yetkili bir kullanıcı adı ve parola ile giriş yapın.

Not: Administrator yada eşdeğer seviyede bir hesabın adını ve şifresini yazarak portalınıza erişebilirsiniz. Normal kullanıcılar, aksi belirtilmediği sürece sayfaya erişemeyeceklerdir.

Sharepoint kurulum gereksinimlerini ve kurulum adımlarını anlattığım bu makalenin sonuna geldik. Umarım yararlı olmuştur. Bir sonraki makalemizde kurulum sonrası temel yapılandırmaları anlatacağım.

Windows SharePoint Services 3.0 ile bir şirket için siteler ve çalışma alanları oluşturabilmenin yanı sıra şirket içinde yer alan kullanıcıların wss sitesine erişimi için izinler düzenleyebilme, iş ile ilgili planlamalar yapabilme gibi özellikleri de bünyesinde barındırır.

Şirketin gelecek dönemdeki büyüme planları, çalışan sayısı, hangi konularda wss web sitesinin kullanılacağı gibi durumlar baştan planlanmaz ve şirket büyüme sürecine girerse SharePoint sitesinin yönetimini zorlaşacak ve planlama gereksinimleri otomatik olarak ortaya çıkacaktır. Bu tür sorunlarla karşılaşmamak için Windows SharePoint Services kurulumu yapmadan önce doğru bir planlama yapılması büyük önem taşır.

Windows SharePoint Siteleri her türlü içeriğin düzenlenebileceği temel birimdir. Site sayfaları birlikte çalışan grupları, listeleri, döküman kütüphanelerini, duyuruları, görevleri, takvimleri içerir. Sitelerde güvenliği sağlayabilmek için, kullanıcı ve disk yönetimi, izin düzenlemeleri gibi işlemler yapılabilir.

SharePoint sitesini oluşturmadan önce şirketin şeması çıkartılarak, siteni hiyerarşik yapısı oluşturulmalı ve bu yapı üzerinden siteye kimlerin hangi izinlerle erişeceği planlanmalıdır.

Ayrıca bu hiyerarşik yapının düzgün bir şekilde planlanması, sitenin performans, kullanılabilirlik, ölçeklenebilirlik ve güvenlik özelliklerinin de belirlenmesi aşamasında oldukça yararlı olacaktır.

Windows SharePoint Services 3.0 tek bir Web Server üzerinde çalışan binlerce site barındırabilir. SharePoint sitelerinde kullanıcıların site içeriğinde arama yapabilmesini içeren bir bölümde yer almaktadır. Doğru bir planlama sitede aranılan içeriğe de kolayca ulaşılmasını sağlayacaktır.

SharePoint Sitelerini Planlama

SharePoint Server'lar genelde bir site koleksiyonu ve bu koleksiyonun altında yer alan merkezi bir site ve bu sitenin altında yer alan altsiteleri içerir. Bu yapıda bir SharePoint sitesi oluşturmak site ve içerik yönetimi konularında yönetimsel kolaylık sağlayacaktır.

Örnek olarak bir site koleksiyonu içerisinde yer alan bir site ve alt sitelerin yapısını verilebilir:

Üst Düzey SharePoint sitesi: http://fc-holding.com

IT Departmanının Sitesi: http://fc-holding.com/IT

IT Departmandaki Help Desk Bölümünün Alt Sitesi: http://fc-holding.com/IT/helpdesk

IT Departmandaki Yazılım Bölümünün Alt Sitesi: http://fc-holding.com /IT/yazilim

IT Departmandaki Güvenlik Bölümünün Alt Sitesi: http:// fc-holding.com /IT/guvenlik

SharePoint siteleri oluşturmadan önce aşağıdaki sorular doğrultusunda bir planlama yapılabilir:

 

Kullanıcı Faktörleri

Sitenin kaç kullanıcısı olacak ve aynı anda siteye kaç kullanıcı bağlı olacak?

Kullanıcıların izinleri ne olacak ve site içeriğini yönetmek için hangi kullanıcılara izin verilecek?

Kullanıcıların siteye erişebilmeleri için bir domain hesabına ihtiyacı olacak mı? Sitede çevrimdışı işlem yapmaları gerekecek mi?

Siteye erişim için internet gerekecek mi?

Siteler kullanıcıların gereksinimleri doğrultusunda farklı dil seçeneklerine sahip olacak mı?

Site Koleksiyonları ve Hiyerarşisi ile İlgili Faktörler

 

Kaç tane site koleksiyonu gerekli olacak?

Üst düzey siteler ve alt siteleri neler olacak?

Tüm siteler üst düzey site ile aynı navigasyonu mu kullanacak?

Hızlı Başlat görüntülenecek mi?

Site İçeriği ile İlgili Faktörler

 

Siteler hangi web bölümlerini içerecek?

Özel listeler oluşturulması gerekir mi?

Diğer Faktörler

Özel iş akışları olacak mı?

Web bölümlerinin geliştirilmesi için bir plana gerek var mı?

Özel ana sayfalara ihtiyaç var mı? (Sitenin genel görünümü için)

Ayrıca SharePoint planlaması yaparken sitenin internal ya da external ortamlardan hangisinde çalışacağını da planlamaya dahil etmek gerekir. Bütün bu faktörler dikkate alınarak bir planlama yapıldığında, SharePoint sitesi aracılığıyla kullanıcıların kolayca erişebileceği, döküman yönetiminin kolayca yapıldığı, işbirliği ortamının oluşturulduğu bir platform elde edilmiş olur.

 

Site Koleksiyonlarını Üst Düzey Siteleri ve Konteynırları Planlama

SharePoint sitelerinde site koleksiyonları bir üst düzey site ile başlar ve her site kendi hiyerarşik yapısını oluşturur. Bir site koleksiyonunda tüm siteler için ortak ayarlar yapabiliriz. Bu ayarlar;

· SharePoint Araması için arama kapsamları oluşturma

· Workflow (İş akışları )

· Security (Güvenlik) Grupları

· Tüm döküman kütüphanelerinin, listelerin ve klasörlerin içeriği yönetimi

· Tüm listelerde arama alanları oluşturma gibi düzenlemeleri içerebilir.

Üst düzey siteler farklı site koleksiyonlarında oluşturulabilir. Bunun amacı her sitenin kendine özgü izinlere sahip olmasını sağlamaktır. Sitede yer alan navigasyon bölümündeki siteler üst düzey sitelerden izinleri devralırlar. Ancak şirket yapısına göre izinlerin devredilmemesi gerekebilir. Bu gibi durumlarda üst düzey siteleri ayrı ayrı site koleksiyonları içinde oluşturmak gerekir.

· Sitede kullanıcılar için özel arama kapsamları oluşturulması gerekebilir.

· Workflow (İş Akışı) sadece bir site koleksiyonunda yer alsın istenebilir.

· SharePoint siteleri arasında benzersiz izinlere sahip olan sitelerin olması gerekebilir.

· SharePoint sitelerinde kota uygulamaları, upload (yükleme) limitleri ve dosya listeleri oluşturulması istenebilir.

· Disaster Recovery (Felaketten Kurtarma) için yedekleme ihtiyaçları oluşabilir.

Bunların dışında şirket çalışanları için farklı dil seçeneklerine sahip siteler oluşturulması gerekebilir. Bütün bu durumları gözden geçirdikten sonra şirket yapısı için nasıl bir SharePoint planlaması yapılması gerektiğine karar verilebilir.

Sharepoint kurulumuna hazırlık aşamalarından ve kurulum öncesinde çok önemli bir yeri olan planlama aşamalarından bahsettikten sonra bir sonraki makalemizde Sharepoint kurulumunu gerçekleştireceğiz.

Windows SharePoint Services 3.0 birçok yeni ve gelişmiş özelliğe sahiptir. Bu özellikler :

Ekibinizle bilgi paylaşımı yapmak için wiki’ler oluşturmanızı sağlar.

RSS ile yazıları izlemenizi sağlar.

Geri döünüşüm kutusu ile yanlışlıkla silinen belgeleri kurtarmanıza olanak tanır.

SharePoint sitesine mobil cihazlardan erişimi sağlar.

Kullanıcıların sadece onların erişmelerine izin verdiğimiz yerleri görmesini sağlar.

Ayrıca, Windows SharePoint Services 3.0, Microsoft Office 2007 programları ile daha güçlü çevrimdışı çalışma desteği (Office Outlook, Office Access), içerik türü desteği (Office Excel, Office PowerPoint, Office Word ) elde etmek için geliştirilmiştir.

Yeni özelliklerden bir diğeri ise Office Groove çalışma alanları ile gelen çift yönlü senkronizasyondur.

Windows SharePoint Services Versiyonları:

· SharePoint Team Services

· Windows SharePoint Services 2.0

· Windows SharePoint Services 3.0

· Search Server

· Forms Server 2007

· SharePoint Server 2007 Standard

· SharePoint Server 2007 Enterprise

 

Windows SharePoint Services ile Microsoft Office Entegrasyonu

Microsoft Office'teki birçok menü ve özelliki Windows SharePoint Services özellikleri ile uyumlu çalışacak şekilde düzenlenmiştir. Windows SharePoint Services'i sadece browser ile değil Microsoft Office uygulamaları ile de daha işlevsel bir hale getirilebilir. Örneğin, yeni bir SharePoint sitesi oluşturabilir ve Microsoft Office uygulamaları aracılığıyla dosyalarımızı direk SharePoint sitesine kaydedebilirsiniz.

SharePoint sitesinin içeriğinde bulunan listeler, etkinlikler, takvimler, görev atamaları, bloglar, wikiler, hatta site üyelerinin listesi okunabilir ve Microsoft Office uygulamaları içinde düzenlenebilir.

Windows SharePoint Services, bir belgeyi paylaşmak ya da bir görev oluşturmak için, Belge Çalışma Alanı olarak adlandırılan bir site ortamı sağlar. Bir browser (tarayıcı) ya da Microsoft Office 2007 uygulamaları aracılığıyla bir çalışma alanı sitesi oluşturabilirsiniz. Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 ve Microsoft Office OneNote 2007 kullanıyorsanız, kullanıcılar çalışma alanları oluşturabilir, döküman ekleme ve düzenleme işlemlerini gerçekleştirebilir ve Microsoft Office 2007 uygulamaları üzerinden çalışma belgelerinin SharePoint sitesinde depolanması için görev ataması yapabilirler.

Not: Microsoft Office ve Windows SharePoint Services’in çeşitli sürümleri arasında farklı entegrasyon düzeyleri vardır. Microsoft Office 2007 Sistemi, Microsoft Office 2003 ile karşılaştırıldığında çok sayıda yeni ve önemli özellik ile Windows SharePoint Services entegrasyonu sağlar.

Windows SharePoint Services Office 2000 dosya kaydetme ile entegredir. Örneğin, Office 2000 ile SharePoint sitelerinde depolanan dosyaları açabilir, kaydedebilir ve Microsoft Office Outlook 2000 ile uyarılar alabilir. Ancak Office 2000 ve Office XP, Windows SharePoint Services’in birçok özelliği ile entegre değildir. Örneğin, çalışma alanı siteleri oluşturmak için Office 2000 veya Office XP uygulamalarını kullanamazsınız.

SharePoint Services’in Microsoft Office 2003 ile entegre çalışan özellikleri daha fazladır. Office 2003 ile Windows SharePoint Services’te belge ve çalışma alanları, ekip toplantıları ve etkinlikleri oluşturabilir, SharePoint sitelerine erişim verilerini kullanarak analizler gerçekleştirilebilir. Ayrıca Office 2003 ve Windows SharePoint Services arasındaki entegrasyon, verileri SharePoint sitesine taşımak ve verileri SharePoint sitelerinde depolamak için kullanılabilir.

Microsoft Office 2007’de, Windows SharePoint Services ile entegrasyon daha da artırılmıştır. Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office InfoPath 2007, Office Project 2007 ve Office OneNote 2007 kullanıldığında bilgileri direkt olarak SharePoint sitelerinde depolamaya ve içeriği indirmeye gerek duymadan site üzerinde düzenlemeler yapmaya olanak tanır. <Word 2007 kullanarak, SharePoint blog sitesine ya da başka bir bloga yazı eklenebilir. Buna ek olarak, Word 2007, Excel 2007 ve PowerPoint 2007 ile SharePoint kitaplığına erişime izin verir ve dökümanların metadata içerik türlerini yönetmenizi sağlar.

Kısacası Microsoft Office 2007 uygulamaları ile Windows SharePoint Services entegrasyon açısından sıkı bir uyum yakalamıştır. Office Outlook 2007 ile doküman paylaşımları ve toplantı düzenleme gibi işlemleri için siteler oluşturulabilir. Outlook 2007 SharePoint’in takvim, görevler, kişiler, tartışmalar gibi öğelerine okuma ve yazma işlemleri için erişimi sağlar.

Sharepoint sürümlerinden ve microsoft ofis entegrasyonundan bahsettiğimiz bu makalenin sonuna geldik. Umaraım yararlı olmuştur. Bir sonraki makalemizde Sharepoint kurulumu için planlamanın nasıl yapılması gerektiğinden bahsedeceğim.

SharePoint Services Nedir?

 Windows SharePoint Services, Windows Server 2003 bileşenidir. WSS ücretsiz olarak indirebilir, dökümanları yönetmenizi, işin verimliliğini arttırmanızı ve bilgileri düzenlemenizi ve yönetmenizi sağlayan güçlü araçlar sunar.

SharePoint’i kurulumunu gerçekleştirdikten sonra, şirketiniz için bir intranet portalı oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz bu portalda, şirketiniz ile ilgili istediğiniz tüm bilgileri, belge ve dökümanları yayınlayabilirsiniz.

Windows SharePoint Services kullanıcıların ihtiyacı olan bilgi ve belgelere kolayca erişebilmesini sağlayan bir altyapı sunar. WSS ile departmanlar için takım siteleri oluşturabilir ve ilgili departmana ait bilgileri diğer kullanıcılarla paylaşabilirsiniz. SharePoint sitesinde depolanan bilgiye web browser ve masaüstü uygulamaları sayesinde tıpkı Mıcrosoft Office kullanır gibi erişebilirsiniz.

Windows SharePoint Services 3.0 Mimarisi

 Takım İşbirliği ve Paylaşım

SharePoint siteleri, fikirlerin paylaşılmasını, bilgi, belgelerin saklanmasını ve iletişim sağlar. Siteler, paylaşılan belgelerde işbirliğini sağlar. Blogları, wikileri ve anketleri kullanarak takım çalışmalarına katkı sağlar. Belge işbirliği özellikleri kolay kontrol edilmesi için izin ve belgelerin yanı sıra belge, belge sürümlerinin kontrol edilmesi, önceki sürümleri kurtarma olanakları ve dökümanların güvenliğini sağlar.

SharePoint sitesi birçok alt siteye (subsite) sahip olabilir ve bu siteler ile SharePoint arasındaki ilişki klasör ve dosyalardaki hiyerarşik ağaç yapısına benzer. SharePoint üzerinde dosyalarınızı depolamak, dosyalarınızı klasörlerin içinde depolamaya benzer. Ancak, SharePoint siteleri dosyaları depolamanın dışında, kullanıcıların belgeler, görevler, takvimler ve diğer bilgiler üzerinde birlikte çalışarak ortaya bir takım çalışmasını çıkarmalarını sağlar ve dosya depolama konusunda yeni bir düzey yaratırlar. Böylece takım çalışmaları sayesinde hem iş verimliliği hem de bireysel verimlilik artar.

Windows SharePoint Services tarafından sağlanan işbirliği ortamı sayesinde dosyalar ve bilgiler paylaşılarak çalışanlar arasında iletişim kurulması ve böylece verimliliğin artması sağlanır. SharePoint sitelerini herhangi bir amaç için de kullanabilirsiniz.

Örneğin, şirketimizde işe yeni başlayan bir çalışan için bilgisayar alımı yapılması gerekiyor. Öncelikle İnsan Kaynakları departmanından işe başlayacak olan departmana bilgi verilmesi gerekiyor. Bunun için bir form dolduruluyor ve ilgili departmana mail ile yollanıyor. Sonrasında ilgili departman sorumlusu işe yeni başlayan çalışan için bir bilgisayara ihtiyaç olduğunu görüyor ve bilgisayar alımı için bir form doldurarak mail ile muhasebe departmanına gönderiyor. Muhasebe departmanı alınacak olan bilgisayarın teknik özelliklerini öğrenmek ve ortalama bir fiyat bilgisi almak için bir form doldurup Bilgi İşlem departmanına mail atıyor.Bilgi İşlem departmanı gerekli araştırmayı yaptıktan sonra tavsiye ettiği bilgisayarı ve fiyatını muhasebe departmanına bildiriyor.Muhasebe departmanı ilgili birim müdürüne bir bilgisayara ihtiyaç duyulduğunu ve fiyat bilgisini gönderiyor.Ve müdür’den onay geldiği takdirde muhasebe departmanı Bilgi İşlem departmanına durum bildirimi yaparak bilgisayarın alınmasını sağlıyor.

Tabi bu işlemler gerçekleşirken çalışanlarımızın yaptığı işleri de hesaba katacak olursak oldukça zaman kaybedeceğimiz ortada.

Eğer şirketimiz bir SharePoint Portal’a sahip olsaydık, bütün bu anlattığımız işlemleri portal üzerinden gerçekleştirebilirdik. Böylece hem zamandan kazanmış hem de işlerimizi hızlı bir biçimde tamamlamış olurduk.

SharePoint portal’ı aracılığıyla aradığınız kullanıcıları, bulabilir ve kullanıcılarla e-mail ya da anlık mesajlaşma sistemi sayesinde iletişime geçebilirsiniz. Site içeriğinde varolan bilgi ve belgelerin ne zaman değiştirildiği gibi konularda bilgi sahibi olunabilir. Özel iş süreçleri belgelere eklenebilir.

Neden Sharepoint?

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 uygulaması, konuya hakim kararlar almak ve yapılması gerekenleri yapmak için gereken kişilere, belgelere ve bilgilere kolay erişim sağlayarak ekiplerin bağlı kalmalarına ve üretken olmalarına yardımcı olur.

Gruplar daha verimli bir biçimde birlikte çalışabilir ve hızlı bir biçimde siteler ve çalışma alanları kurabilir. SharePoint siteleri, küçük bir ekipten küresel bir şirkete kadar her boyuttaki kuruluşlara ölçeklenebilir.

SharePoint yapısının bize sağlayacağı temel avantajlar şunlardır;

· İşin bir bütün olarak tek bir çatı altında toplanması ve görüntülenmesi.

· Kullanıcıya özel, ilişkili bilgi ve dökümanları biraraya toplayıp onlara kolayca erişim.

· Bilgi paylaşımını kolay hale getirmek ve bilginin tüm organizasyon tarafından paylaşılabilmesi

· Organizasyonun bilgi birikimi içinde, gelişmiş arama yöntemleri ile bilgiyi kolayca bulabilme ve ona erişebilme.

· Portal bünyesinde sayfalar oluturulabilmesi, sayfaların bulunması ve bir araya toplanabilmesi.

· Konuya özel portal sayfaları oluşturulabilmesi.

· İş süreçlerinin otomatikleştirilmesi.

· Bilgi yönetimi riskini düşürürken içeriği kontrol etme ve tekrar kullanmayı mümkün kılmak.

· Daha hızlı ve doğru karar vermeye olanak sağlamak.

· Verimliliği arttırmak

· WSS ile hazır portalların kullanımı sayesinde uygulama geliştirme zamanı ve maliyetini düşürme.

 

Windows Sharepoint Servisi hakkında genel bilgi vermek istedim. Umarım yararlı olmuştur. Bir sonraki makalemizde Sharepoint versiyonları ve Sharepoint Ofis entegrasyonundan bahsedeceğim.